Tipps für Innovation in Theorie und Praxis
Über die Rahmenbedingungen für nachhaltiges Innovationsmanagement im Team, in der Kommunikation und beim Projektmanagement.
Was ist Innovationsmanagement und brauche ich das überhaupt?
Der theoretische Überbau wird z.B. in der Norm DIN CEN/TS 16555-1:2013-09;DIN SPEC 77555-1:2013-09 beschrieben. Muss man die kennen, um Innovationen erfolgreich zu managen? Nein. Sollte man mal einen Blick drauf werfen? Unbedingt. Zumindest öffnet der Blick ins Inhaltsverzeichnis die Augen für die Handlungsfelder, mit denen man es zu tun bekommt, wie z.B. „Organisation und Umfeld“, „innovationsorientierter Führungsstil“, „Leistungsfähigkeit des Innovationsmanagementsystems“, „Kollaborationsmanagement“ oder „Kreativitätsmanagement“.
Unabhängig davon, ob ich als Einzelwerker oder mit einem oder mehreren Teams Innovation anpeile: Es existieren kritische Faktoren, die in Innovationsprojekten zu Reibungsverlusten und Demotivation führen können. Hier die wichtigsten Knackpunkte:
Teamorganisation – wer sich kennt, ist klar im Vorteil
Wir versuchen Sprachen zu lernen, obwohl uns das Interesse fehlt, wir versuchen alle Hauptstädte der Welt auswendig zu lernen, obwohl uns das nicht die Bohne interessiert. All das nur, weil wir denken beweisen zu müssen, dass wir uns „durchbeißen“ können. Die Zeit, die wir in das Ausbügeln von so genannten Schwächen investieren, fehlt uns daher dafür, uns und unsere Stärken kennenzulernen und zu perfektionieren.
Die Lerntheorie sagt, dass derjenige am besten wird, der am höchsten motiviert ist, und zwar von innen heraus. Die so genannte intrinsische Motivation entsteht durch echtes Interesse. Sie erzeugt nachhaltige Motivation und Engagement, die zum Erfolg führen, weil man dranbleibt, durchsteht und weiterkommen will. Flüchtig und nicht von Dauer ist der Gegenspieler, die extrinsische Motivation, wie z.B. Geld oder gesellschaftliche Anerkennung.
Es sind diejenigen Unternehmer am erfolgreichsten, die aus einer eigenen Idee ein Geschäft gemacht haben, wie z.B. Marc Zuckerberg mit Facebook. Ein Paradebeispiel für intrinsische Motivation. Er ist nicht nur von seiner Idee überzeugt, sondern hat auch zur rechten Zeit seine Stärken erkannt und optimiert. Er hat aus sich einen Unternehmer gemacht, statt zu versuchen sich zur zweiten Mutter Theresa zu trainieren.
Wer seine Stärken kennt, kann diese in jedem Projekt effizient einsetzen, was wiederum das Projekt als Ganzes beschleunigt und dessen Qualität massiv steigert.
- Mehr Nutzen, weniger Kosten
- Mehr Freude, mehr Erfolg
- Motivierte Menschen
Praxistipps Team:
✓ Analysiere vor dem Projektstart die Stärken eines jeden Teammitglieds. Wer gerne kommuniziert und organisiert, soll das auch tun dürfen. Wer gerne genauer hinschaut und besonders kritisch ist, soll auch dies einbringen dürfen. In einem erfolgreichen Team hat jede/r die Rolle, die passt.
✓ Achte auf Dein Teamumfeld. Auch das beste Team braucht Unterstützung von außen. Kläre im Vorfeld, ob es in Deinem Umfeld Menschen gibt, die Dein Projekt nicht unterstützen. Sprich mit ihnen und finde heraus, woran es liegt. Auch, wenn es unangenehm ist: Jeder Skeptiker bringt wertvollen Input. Höre Skeptikern gut zu, aber richte deinen Fokus auf Unterstützer. Du kannst jeden gebrauchen, den Du kriegen kannst. Lerne von jedem und in jeder Situation.
✓ Engagiere Dich für Ideen, die Du richtig gut findest oder entwickle deine eigenen. Falls Dir keine gefällt oder Du keine eigene Idee hast. Macht nichts. Frage andere Innovatoren und Kreative, ob und wie Du sie mit Deinen persönlichen Fähigkeiten und Interessen unterstützen kannst. Jede/r wird für Innovation gebraucht.
Unsere Top Buchtipp zum Thema Team:
„Entwickle deine Stärken“ von US- Business Bestseller-Autor Tom Rath inkl. Code im Buch für den individuellen Online Selbsttest.
Kommunikation – der Tanz der Kanäle
Auf immer mehr Kommunikationskanälen können wir Informationen schnell hin- und herschicken. Doch statt schneller zu werden, verlangsamen die vielen Kanäle wie E-Mail, SMS, Social Media, Messenger-Dienste die Kommunikation, denn nach drei Wochen weiß kein Mensch mehr, wo der supertolle Link ist, der irgendwann von irgendwem in irgendeiner WhatsApp-Nachricht rumgeschickt wurde.
Ineffizient organisierte Projekte treiben die Kosten bis um das 64fache in die Höhe. Kommunikation ist eines der Handlungsfelder, in denen viel Zeit und Kosten eingespart werden kann. Je besser Kommunikation strukturiert ist, umso mehr Zeit und Energie bleiben für die Kernaufgabe Innovation und deren Realisierung.
Praxistipps Kommunikation:
✓ Lege einen einzigen zentralen Kommunikationskanal verbindlich für alle Projektbeteiligten Deines Innovationsprojekts fest. Was hier kommuniziert, geteilt oder hochgeladen wird, gilt.
✓ Wenn Du das nicht kannst oder willst, dann installiere wenigstens einen Researcher bzw. Informationsmanager in Deinem Team, dessen Aufgabe es ist nach „verlorenen“ Infos zu suchen. Voraussetzung ist, dass der Researcher Zugriff auf alle Kanäle hat und die dazugehörigen Suchtechniken beherrscht. Es ist teuer, langwierig und frustrierend, wenn jeder jeden Tag irgendwas suchen muss. Die Technik kann es, der Mensch muss sie nur nutzen.
✓ Lege Kommunikationsregeln fest: Wer ist wann wofür zuständig. Wer muss wen wann benachrichtigen. Bis wann muss auf eine Anfrage von wem reagiert werden.
✓ Sehr hilfreich ist der Einsatz eines Kommunikationsmanagers im Team. Er oder sie überwacht die Einhaltung der vereinbarten Kommunikationsregeln und greift zeitnah ein, bevor die Lage zu unübersichtlich wird.
✓ Vetorecht: Häufig scheitern Projekte daran, dass sie plötzlich von außen gestoppt werden. Kläre vor Projektbeginn wer die Entscheidungskompetenz hat, Teile des Projektes oder das gesamte Projekt zu beenden. Gerade mit dieser Person oder diesem Personenkreis musst Du die Erwartung an das Projekt eindeutig klären und optimalerweise schriftlich dokumentieren.
Unser Top Buchtipp zum Thema Kommunikation:
„Miteinander reden“ von Friedemann Schulz von Thun. Leicht verständlich, immer und überall, privat und beruflich einsetzbar. Das Buch gibt es mittlerweile in 4 Bänden.
Projektmanagement
Das magische Dreieck des Projektmanagements besteht aus Zeit, Qualität und Kosten. Projektmanagement ist eine Wissenschaft für sich. Es gibt hierzu tonnenweise Fachliteratur und die DIN 69901. Ziel der Normen ist es allgemein gültige Regeln festzulegen, die gesetzlich nicht bindend sind, aber eine grundlegende und allgemein verbindliche Orientierung der Grundbausteine, Prozesse und verwendeten Systeme darstellen.
Man muss das alles nicht anwenden, doch jeder, der zum Beispiel eine Urlaubsreise plant oder einkaufen geht, tut es.
Beispiel Tomaten Einkauf Level 1:
Zeit:
Wann und wie lange gehe ich einkaufen? Wieviel Zeit habe ich für meinen Einkauf? etc.
Qualität:
Wer geht die Tomaten einkaufen? Wie viele Tomaten, von welcher Sorte, kaufe ich in welchem Laden ein? Wie komme ich zum Supermarkt (zu Fuß, Fahrrad, Bahn, Auto)? Was ist meine schnellste Route? Kaufe ich wirklich nur Tomaten ein? Nehme ich eine Einkaufstasche mit? Brauche ich die Tomaten unbedingt? Habe ich Handy und Schlüssel dabei, Schuhe an? Habe ich alle gefragt, ob ich jemandem etwas mitbringen soll? Wo finde ich Tomaten, wenn es in Laden 1 keine Tomaten gibt? etc.
Kosten:
Wieviel Geld muss/möchte ich ausgeben? Habe ich ein Budget für spontane Extras? etc.
Tomaten einkaufen. Ein simpler Vorgang. Trotzdem leistet unser Gehirn Projektmanagement. Aus gutem Grund. Je gründlicher ich vorher über den Einkauf nachdenke, umso seltener muss ich nochmal los, weil ich was vergessen habe und desto schneller habe ich Erfolg. Mit Sicherheit schreiben wir uns unsere „Projektmanagement“-Gedanken nicht auf, außer vielleicht eine Einkaufsliste.
Das Beispiel klingt banal, bietet aber eine schöne Übersicht über alle W-Fragen, die ich auch bei jedem (Innovations)projekt beantworten muss: Wer, wann, wie, was, wo, wieviel, wovon, warum und so weiter. Und wenn es bei dem winzigen Tomaten-einkaufen-Projekt so viele Fragen gibt, die beantwortet werden müssen, wie ist es erst in einem Projekt, das richtig Geld kostet und das man zeitlich nicht verschieben kann?!
Unser Tomaten-einkaufen-Projekt zeigt, wie komplex fast jeder Vorgang ist und erklärt ziemlich anwenderfreundlich, warum sich die Zeit/Kosten bei Projekten mit mangelnder Planung tatsächlich um bis das 64fache erhöhen können. Jedes Zurücklaufen kostet mich z.B. 10 Minuten, jede Rückfrage in einem Projekt mindestens 1 Minute. Rechne mal nach.
Und: Es gibt nicht nur die W-Fragen, sondern auch noch Phasen: vor dem Einkauf, während und danach. Ha!
Tomaten-einkaufen-Projekt Level 2:
Gönnen wir uns den Spaß und simulieren ein professionelles Tomaten-einkaufen-Projekt-Projektmanagement (ohne DIN allerdings) mit möglichst einfachen Rahmenbedingungen (1 Projektbeteiligter, 1 Ziel, 1 Aufgabe), ohne Feintuning, ohne Pflichten- und Lastenheft.
Phase 1, vor dem Einkauf:
Ziel:
Ich möchte heute, den TT.MM.YYYY während meiner Mittagspause von 12:30 bis 13:00 Uhr 1 Kilo Bio-Eiertomaten eines regionalen Erzeugers zum Preis von 4,50 € bei BioCompany in der KTV (Kröpeliner Tor Vorstadt, Rostock) einkaufen. Ich werde vom Deutsche-Med-Platz mit der Straßenbahn zur KTV fahren und von der Haltestelle zu Fuß zur KTV gehen und ins Untergeschoss bei BioCompany die Tomaten kaufen.
Was eine Zieldefinition leistet:
Eine eindeutige Definition für Zeit, Qualität und Kosten sowie eine Antwort auf die Fragen nach wer, was, wann, wie und wo.
Zeit:
Wann: Datum und Uhrzeit. Dauer: 30 Minuten.
Qualität:
Wieviel: 1 Kilo
Wovon: Bio-Eiertomaten eines regionalen Erzeugers
Wer: ich
Benötigte Ressourcen: Geld, Straßenbahnticket, Einkaufstasche, Handy etc.
Kosten:
4,50 €
zzgl. Straßenbahnticket
zzgl. Geld für Einkaufstüte, falls ich die Einkaufstasche vergesse
zzgl. Budget für zusätzliche Spontankäufe
Meilenstein:
Ist ein Vorgang mit der Dauer 0 und steht hier für den Moment, bevor die nächste Phase starten darf: z.B. Ziel definiert und Checkliste geprüft.
Phase 2, während des Einkaufs:
Obst -und Gemüsestand anpeilen. Checken, ob Ware verfügbar, einstecken, zur Kasse gehen, bezahlen, einpacken.
Meilenstein:
Ergebnis: Tomaten erfolgreich eingekauft.
Phase 3, nach dem Einkauf:
Zur Arbeit zurückfahren.
Meilenstein:
Zielvorgabe pünktlich um 13:00 Uhr wieder bei der Arbeit sein.
Hast Du auf die Uhr geschaut? Dann hast Du einen Soll-Ist-Abgleich gemacht. Auch das ist Teil von (Innovations)projekten: Überprüfen, ob vereinbarte Zielvorgaben eingehalten wurden. Wem das jetzt zu viel ist, der kommt erst recht unter Druck, wenn die nächste Lawine anrollt:
Risiko- und Changemanagement
Ich habe geplant, notiert und alles richtig gemacht. Probleme: Die Straßenbahner streiken. Mein Fahrrad steht zu Hause. Die Tomaten sind alle. Hätte ich vorher an Plan B gedacht, würde mich das jetzt nicht so stressen. Will sagen: Je stabiler mein Fundament ist, je flexibler meine Optionen sind (Zeit, Qualität und Kosten ) umso agiler kann ich mit neuen Anforderungen und veränderten Bedingungen umgehen.
Praxistipps Projektmanagement
✓ Plane so viel wie nötig und so wenig wie möglich, aber plane bevor Du anfängst.
✓ Hole die Menschen in dein Planungsteam, die gerne planen und exakt arbeiten. Die Zeit, die Du jetzt investierst, holst Du nachher locker wieder rein. Ein Team mit Plan überholt immer ein Team ohne.
✓ Zerlege Dein Projekt in die wichtigsten Phasen, Teilschritte und Meilensteine
✓ Schnüre Arbeitspakete
✓ Dokumentiere Deine Arbeit und teile sie mit allen Projektbeteiligten
✓ Sei Dir klar, dass auch kleine Projekte Zeit benötigen
✓ Denke an den Faktor 64
✓ Frage nach wie agil Du handeln kannst: Wie flexibel sind das Budget oder die qualitativen Anforderungen?
✓ Definiere Rollen und verteile sie je nach Stärken der Persönlichkeiten in Deinem Team. Lege Vertreterregeln fest. Wer soll die Aufgabe übernehmen, wenn der eigentlich Verantwortliche in Urlaub oder krank ist oder die Aufgabe aus anderen organisatorischen Gründen nicht erfüllen kann. Sei Dir gegenüber kritischer als anderen gegenüber.
✓ Lege fest wieviel Zeit pro Woche jedes Teammitglied in seine Aufgabe investieren soll. Kalkuliere immer mit dem Minimum, denn auch bei bester Planung wird es trotzdem zu Verzögerungen kommen. Schlage auf jeden Arbeitsgang nochmal 25% Pufferzeit drauf.
✓ Bereite Dich auf Chancen, Risiken und Änderungen vor.
✓ Hab‘ Spaß an Deinem Innovationsprojekt
Fazit:
Innovationsmanagement ist eine breite Palette von Einzeldisziplinen. Neben Team, Kommunikation und (agilem) Projektmanagement gehören u.a. noch Kreativitätsmethoden dazu. Jeder Bereich eines individuellen Innovationsprojektes muss irgendwann von irgendwem gemanagt werden. Also: genau hinschauen.
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