Der Großgruppenworkshop der WGSH
Die Wohnungsgenossenschaft Schiffahrt Hafen eG (WGSH) stand 2024 vor der Herausforderung, ihre strategischen Ziele im Rahmen des 2019 initiierten Projekts „WiR2030“ weiterzuentwickeln. Unser innoXperts®-Team hatte dieses erste, alle Mitarbeiter involvierende Projekt, fünf Jahre zuvor bereits begleitet.
Hintergrund
Im Fokus standen bei diesem Mitarbeitertag die Themen Nachhaltigkeit sowie Digitalisierung / Künstliche Intelligenz (KI). Ziel war es, durch innovative Ansätze und die aktive Einbindung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den aktuellen Stand des Projektes vorzustellen, konkrete Umsetzungsideen zu entwickeln und die Arbeitgeberattraktivität zu stärken. Zur Umsetzung organisierten wir in Kooperation mit der WGSH zum Mitarbeitertag einen Großgruppenworkshop mit rund 80 Teilnehmerinnen und Teilnehmern.
Herausforderung
Einen Workshop mit einer großen Teilnehmerzahl ist oftmals eine sehr dynamische Veranstaltung. Jede und jeder soll die Gelegenheit erhalten, die bereitgestellten Informationen aufzunehmen, diese in praktischen Aufgaben zu erleben und selbst spielerisch anwenden zu können. Eine gute organisatorische Planung, ein stark strukturierter Ablauf und präzise aufbereitete Informationen sind die Grundlage für ein gutes Gelingen des Großgruppenworkshops. Gleichzeitig entsteht eine ganz besondere Gruppendynamik, deshalb ist ein entsprechender zeitlicher Spielraum von Vorteil, um bei kurzfristigen Planänderungen flexibel reagieren zu können.
Zielsetzung
Strategische Kommunikation:
Die aktuellen Fortschritte und nächsten Schritte des Projekts „WiR2030“ den Mitarbeitern vermitteln. Was macht die WGSH aktuell schon im Bereich Nachhaltigkeit? Welche digitalen Tools werden gerade entwickelt oder schon eingesetzt, um den Mitarbeitern die Arbeit zu erleichtern?
Wissensvermittlung:
Informationen zur Verfügung stellen, damit alle Teilnehmer an einem vergleichbaren Ausgangspunkt starten können.
Innovationsförderung:
Entwicklung konkreter Ideen zu den Themen Nachhaltigkeit und Digitale Transformation/KI.
Teambuilding:
Abteilungsübergreifende Stärkung der Zusammenarbeit und Inspiration der Mitarbeitenden durch interaktive Formate.
Wertschätzung und Mitbestimmung:
Mitarbeiter nehmen aktiv Einfluss auf die Entwicklung der WGSH, ihre Ideen werden wahr und ernst genommen und bei der Zukunftsplanung einbezogen. Durch Votings fließt ihre Meinung direkt in den Entscheidungsprozess ein.
Einsatz von spielerischen, interaktiven und praxisbezogenen Methoden:
Keine trockenen, langwierigen Vorträge, sondern veranschaulichte Informationen, Methoden und Techniken zum Selbst-Ausprobieren, Austausch in Gruppengesprächen und Diskussionsrunden.
Workshop-Design
Unsere Leistungen
Briefing, Planung und Organisation
Nach den ersten Briefing-Gesprächen planten wir in den Abstimmungsrunden mit dem Auftraggeber das World-Café und die zwei Stationen am Nachmittag.
Material
Visualisierungen, kurze und präzise Anweisungen und einfach anzuwendendes Equipment – das sind wichtige Elemente in der Vorbereitung eines Großgruppenworkshops. Stille Moderatoren als Tischaufsteller, ein Wegweisersystem für die einzelnen Stationen, Plakate mit geeigneten Motiven und Headlines, Inspirationskarten sowie haptisches und digitales Workshopmaterial sind einige Beispiele für unterstützendes Equipment bei großen Veranstaltungen.
Wir nutzten zum Beispiel den „Horrowürfel“, unsere „Wall of Inspiration“ und eine große Kiste voll mit LEGO®. Als digitale Tools kamen unter anderem Bots, ein Quiz, eine Voting-App und unsere Virtual Reality Station zum Einsatz.
Moderation und Dokumentation
Unsere Moderatoren sorgen dafür, dass in interaktiven Workshopformaten wie dem World-Café alles reibungslos abläuft und die Teilnehmer zu effektiven Ergebnissen kommen.
Zum Mitarbeitertag wurden unsere drei Moderatoren von weiteren Mitarbeitern der WGSH unterstützt. Sie erläuterten die Aufgabenstellungen, leiteten die Diskussionsrunden und sorgten dafür, dass der Zeitrahmen pro Station eingehalten wird. Als Impulsgeber motivierten sie die Gruppen und regten durch gezielte Fragen den kreativen Prozess an. Zugleich hatten sie ein Auge darauf, dass alle Ideen verständlich dokumentiert wurden.
Live-Visualisierung
Die Gedanken der Teilnehmer werden nahezu in Echtzeit durch einen Schnellzeichner zu lebendigen Bildern. Die Live-Visualisierung wirkt als Katalysator für die Entwicklung von Ideen und als weitere Inspiration und Motivation der Teilnehmenden.
Unser Zeichner hielt die Ergebnisse der Utopie-Station auf zwei großen Plakaten fest. Die WGSH kann diese im Anschluss in der internen Kommunikation verwenden und sie bei der Weiterentwicklung des Projekts als Grundlage nutzen.
Lesen Sie weiter im Blogbeitrag über Live-Visualisierung.
Formate im Großgruppenworkshop
Der Workshop setzte auf bewährte und innovative Formate:
Impulsvortrag:
Begrüßung und Einführungsvortrag durch den Vorstand der WGSH, impulsgebender anschaulicher und humorvoller Vortrag von innoXperts®-Inhaber Henryk Mioskowski.
World-Café-Format:
An neun interaktiven Stationen konnten die Teilnehmer ihre Ideen zu verschiedenen Themen entwickeln und diskutieren.
Utopie-Station:
Visionäre Zukunftsbilder wurden live von einem Schnellzeichner visualisiert.
Projekt-Ideen-Station:
Konkrete Ansätze zur Umsetzung der strategischen Ziele entstanden mithilfe von Inspirationskarten und Querdenkerfragen.
WORLD CAFÉ
Das World-Café ist eine partizipative Methode zur Ideengenerierung und Wissensvermittlung, die in einem offenen und interaktiven Rahmen stattfindet. Die Teilnehmer rotieren zwischen verschiedenen Tischen oder Stationen, an denen spezifische Fragestellungen diskutiert werden.
Kernelemente des Formats:
Tischgruppen: Kleinere Gruppen tauschen sich an einem Tisch aus, der einem bestimmten Thema gewidmet ist.
Moderation: Ein Moderator oder eine „Stiller Moderator“ in Form eines Tischaufstellers sorgt dafür, dass die Diskussion fokussiert bleibt.
Rotation: Nach einer festgelegten Zeit wechseln die Teilnehmer die Tische.
Visualisierung: Ergebnisse werden auf Papier, Tafeln oder digital festgehalten und später präsentiert.
Offene Atmosphäre: Das Format fördert informelle Gespräche und kreative Ansätze.
Vorteile des World-Cafés:
- aktiviert die kollektive Intelligenz der Gruppe
- ermöglicht vielseitige Perspektiven und Ideen
- fördert Kollaboration und gegenseitiges Verständnis
- eignet sich besonders für große Gruppen und komplexe Themen
Für den Mitarbeitertag der WGSH wurden neun verschiedene Stationen nach dem World-Café-Ansatz gestaltet, die Themen wie Nachhaltigkeit, Digitalisierung/KI und Barrierefreiheit abdeckten.
Konzeption des Workshops
Stationsübersicht
Die neun World-Café-Stationen boten vielfältige kreative Ansätze:
- Ideen für neuen Projektnamen und Logo: Kreative Gestaltung, digitalisiert durch einen Zeichner. Parallel zur Weiterentwicklung des Projekts „WIR 2030“ entwickelten die Mitarbeiter neben drei existierenden Entwürfen ihre eigenen Logos und Slogans. Am Nachmittag wurde über alle Entwürfe abgestimmt.
- Azubi-Station: Die Auszubildenden der WGSH stellten den „Azubi-Ratgeber“ vor, eine unternehmensinterne interaktive Anwendung zur Unterstützung bei der Ausbildung.
- Interaktives Quiz: Spielerische Wissensvermittlung mit einigen harten Kopfnüssen.
- Bots, Bots, Bots: Nutzung und Analyse von Chatbots mit einer konkreten, praxisorientierten Aufgabenstellung.
- KI-Assistent: Kennenlernen und Erproben des WGSH-eigenen digitalen Assistenten, der schon bald allen Mitarbeitern zur Verfügung steht.
- Check die Barrierefreiheit - Parcours: Barrieren in den Räumlichkeiten der WGSH für Menschen mit verschiedenen Behinderungen im Alltag erkennen und Lösungen entwickeln.
- VR-Station: Für viele die erste Berührung mit Virtual Reality, Ausprobieren der Technologie und Erleben der Wirkung. Gedankenspiel, wie die WGSH VR einsetzen kann.
- Vulkan-Ausbruch – Der Horrorwürfel: Entwicklung kreativer Strategien mit Hilfe eines Worst Case Scenarios zur Bewältigung des Klimawandels.
- LEGO® Serious Play®: Spielerische Förderung von Ansätzen zur praktischen Umsetzung zum Thema Biodiversität.
Integration von Technologie
Es ist obligatorisch, dass bei den Themen Digitalisierung und Künstliche Intelligenz technologische Tool eine zentrale Rolle spielen:
Durch das eigene Erleben und Ausprobieren von Virtual Reality werden Berührungsängste abgebaut. Die Mitarbeiter können in die Arbeitswelt der Zukunft eintauchen oder erproben, wie sich eine bestimmte Aktion in der Zukunft auswirkt. Die Workshopteilnehmer erhalten auf spielerische Art und Weise eine Vorstellung davon, was mit Virtual Reality möglich sein kann.
Die Nutzung von KI-Assistenten und Bots zeigt den Mitarbeitern, wie sie sich in ihrer Arbeit unterstützen lassen können, um innovative Ideen zu entwickeln. Sie erleben die Arbeitserleichterung durch das digitale Werkzeug der Zukunft.
Die Mitarbeiter stimmen in einer Voting-App über die Vorschläge aller Kolleginnen und Kollegen ab. Das Kopf-an-Kopf-Rennen der Ideen kann live verfolgt werden, die Ergebnisse sind sofort ersichtlich.
Anwendung von Kreativitätsmethoden
Sowohl am Vormittag als auch am Nachmittag setzten wir ausgewählte Methoden aus dem Baukasten für die systematische Ideenentwicklung ein.
Beispiel: Der Vulkanausbruch – gewappnet für die Zukunft
„Negatives“ Glücksspiel: Auf unserem „Horrorwürfel“ fanden die Teilnehmer sechs sogenannte Worst Case Szenarien. Zum jeweils erwürfelten Horrorereignis entwickelten die Gruppen Lösungsansätze, wie die WGSH mit den klimabedingten Herausforderungen der Zukunft umgehen kann.
Die Kreativitätstechnik „Vulkanausbruch“ aus dem Edison-Prinzip® zielt darauf ab, sich ein schlimmes, auf die Branche bezogenes Ereignis, wie eine Naturkatastrophe, vorzustellen. Diese Vorgehensweise löst Denkblockaden und regt das kreative und vor allem revolutionäre Denken an. So entstehen durch gezielte Fragen Lösungsansätze für neue Prozesse oder Produkte über die naheliegenden Möglichkeiten hinaus.
Beispiel: Wall of Inspiration
Der Inspirationswand geht die Analogierecherche voraus. Mit dieser Kreativitätsmethode lenken wir den Blick der Teilnehmer über den Tellerrand hinaus und erzeugen Geistesblitze. Das Denken der Teilnehmer geht auf Reisen in andere Bereiche und macht sich auf die Suche nach bereits existierenden Lösungen. Diese werden dann adaptiert und auf die eigene Fragestellung übertragen.
Wie „bauen“ wir die Wall of Inspiration?
Vorbereitend auf unsere Innovationsworkshops definieren wir zusammen mit dem Kernteam des Kunden die Suchfelder für die Ideenentwicklung. Aus diesen Themenbereichen leiten wir mithilfe bestimmter Kreativitätsmethoden aus dem Edison-Prinzip® konkrete Suchfragen ab. Auf dieser Basis recherchieren wir Analogien und dazu passende Querdenkerfragen in anderen Branchen und Bereichen. Diese Ergebnisse setzen wir grafisch und redaktionell auf den Inspirationskarten um – mit Überschrift, einer Kurzbeschreibung, einem passenden Bild und der entscheidenden Querdenkerfrage. Die Teilnehmer können nun fokussiert mit den Karten auf der Inspirationswand arbeiten und eigene Ideen entwickeln.
Beispiel: LEGO® Serious Play®
Das „erwachsene Spielen“ mit LEGO® ist eine kreative Methode zur Problemlösung und Ideenfindung, bei der LEGO®-Steine genutzt werden, um abstrakte Gedanken und Konzepte greifbar zu machen. Die Workshopteilnehmer bauen Modelle passend zu einer Aufgabenstellung. In unserem Falle zur Frage: Wie stellt ihr euch eine biodiverse Wohnanlage vor? Jede nachfolgende Gruppe baute auf dem Stand der Vorgänger auf, wodurch die Ideen kollaborativ weiterentwickelt wurden.
Die Teilnehmer arbeiteten gemeinsam daran, eine nachhaltige Landschaft im Wohnumfeld zu gestalten, die Artenvielfalt zu fördern und kreative Lösungen für Naturschutzmaßnahmen zu finden. Das abschließende Modell wurde fotografisch dokumentiert, um die Ergebnisse festzuhalten und später als Inspiration nutzen zu können.
Bildergalerie LEGO® Serious Play®
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Ergebnisse
Zum Abschluss des Mitarbeitertages kürten die Teilnehmerinnen und Teilnehmer jeweils die besten fünf Ideen aus den beiden Themenbereichen Nachhaltigkeit und Digitalisierung. Mit einer Live-Präsentation im Elevator-Pitch-Format stellten die Siegerteams ihre Konzepte für die Weiterentwicklung von „WIR 2030“ dem Publikum vor.
Auch über die neu entwickelten Logos stimmten alle direkt vor Ort per App ab, so dass sich eine Kreation mit über 20 % der Stimmen klar an die Spitze setzte.
Für die Zukunftsvision der WGSH visualisierte Schnellzeichner Mike Klar zwei Poster an der Utopie-Station, die ein Wegweiser für eine mögliche langfristige strategische Ausrichtung sind.
Das Engagement der Mitarbeiter war beeindruckend. Die interaktiven Formate förderten die Kreativität und Zusammenarbeit der Teilnehmer und ebneten den Weg, aktiv mitbestimmen zu können. Die Moderatoren an den Stationen unterstützten sie dabei, sowohl praktische als auch visionäre Ansätze für das Folgeprojekt von „WiR 2030“ zu finden.
Fazit und Ausblick
Der Mitarbeitertag der WGSH war ein Erfolg. Die Kombination aus kreativen Methoden, technologischen Tools und intensiver Teamarbeit lieferte nicht nur innovative Ergebnisse für die nahe und ferne Zukunft, sondern stärkte auch die Identifikation der Mitarbeiter mit den strategischen Zielen der Genossenschaft.
Der Mitarbeitertag hat uns gezeigt, wie Zusammenarbeit, Kreativität und Technologie Hand in Hand gehen können, um zukunftsweisende Lösungen für die WGSH zu entwickeln. Durch die aktive Einbindung der Teilnehmer und den Fokus auf interaktive Methoden wurde ein inspirierendes Umfeld geschaffen, das innovative Ideen fördert. Die WGSH und innoXperts® haben hier ein Vorbild für kollaborative Innovationsprozesse geschaffen.
Das Nachfolgeprojekt der Initiative „WiR20230“ erhält den Namen „Wir steuern Richtung Zukunft“. Mit den gewonnenen Erkenntnissen und Ideen aus dem Großgruppenworkshop wird die WGSH in den kommenden Jahren den Fokus vertiefend auf die Bereiche Nachhaltigkeit und digitale Transformation setzen.
Weitere Infos und Links
- Die WG Schiffahrt Hafen Rostock eG
- Mehr zu Vorträgen für Innovationsveranstaltungen
- Die Suchfelder und die Inspirationsrecherche
- Live-Visualisierung in Workshops
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